Personvernerklæring

Rana Utviklingsselskap AS (RU) utøver rollen som Rana kommune sin næringsetat og regional ressurs for næringsutvikling. Selskapets viktigste oppgave er å legge til rette for nye og eksisterende virksomheter og bidra til å forbedre rammevilkårene for næringslivet. For at vi skal kunne gjøre jobben vår og oppfylle vårt formål, er vi avhengig av å bruke flere personopplysninger. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn og bruker bestemte personopplysninger. 

Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19 og EUs personvernforordning The General Data Protection Regulation ("GDPR") artikkel 13) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18, første avsnitt og GDPR artikkel 14). 

Behandlingsansvarlig 
RU ved daglig leder er behandlingsansvarlig for virksomhetens håndtering av personopplysninger for ansatte, kunder, leverandører, samarbeidspartnere, brukere av våre nettsider og brukere av våre digitale spørreundersøkelser og testverktøy.

Daglig leder RU: Anita Sollie, anita@ru.no

Personopplysninger som innhentes/behandles 
RU innhenter primært informasjon direkte fra kunder, samarbeidspartnere og ansatte. Ved å søke om midler fra vårt nærings- og gründerfond, ved påmelding til våre gründerkurs og seminarer, ved utarbeidelse av næringsfaglige vurderinger til NAV, ved inngåelse av et kunde- eller samarbeidsforhold, innhentes personopplysninger. Hovedsakelig lagres navn, adresse, telefonnummer, e-post og fakturainformasjon, ved utarbeidelse av næringsfaglige vurderinger til NAV innhentes også personnummer. Det samme gjelder for ansatte og styremedlemmer.

Formålet med informasjonen som behandles 
All behandling av personopplysninger skal ha et spesifikt, uttrykkelig angitt formål som er saklig begrunnet i virksomheten, jf. GDPR art. 5 nr. 1 bokstav b. Formålet med informasjonen som behandles ved RU er: 
- Behandling av søknader om tilskudd fra RU, nærings- og gründerfond
- Etablering og oppfølging av kunde-/samarbeidsforhold 
- Fakturering 
- Utarbeidelse av næringsfaglig vurdering for NAV
- Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker) 
- Markedsføring 
- Administrasjon av ansatte 

Dokumenthåndtering og lagring  
RU bruker digitale dokumenthåndterings- og lagringssystem for oppbevaring av data og personopplysninger om ansatte, kunder og samarbeidspartnere. RU har egne avtaler med hver leverandør. Våre databehandlere oppbevarer RU sine data, og samarbeidet er regulert av databehandleravtaler og databehandler utleverer ikke opplysninger til tredjeparter uten lovhjemmel. 


E-post og telefon
RU benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å ivareta kundenes og samarbeidspartnernes interesser. Relevante opplysninger som fremkommer i telefonsamtaler og e-postutveksling registreres. Den enkelte prosjektleder er ansvarlig for å arkivere relevant e-post i dokumenthåndteringssystemet tilhørende det enkelte prosjekt, og ellers slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes epostkontiene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer i RU. 

Utlevering av personopplysninger 
Vi deler ikke opplysningene om deg med tredjeparter, bortsett fra kundeinformasjon for fakturering og ansatte i forbindelse med lønn, pensjon og forsikringer. Dette er regulert gjennom egne avtaler med underleverandørene. Når det gjelder Næringsfaglige vurderingen utleveres disse direkte til personen det gjelder enten per e-post eller per post, etter eiers ønske. Disse opplysningene utleveres ikke til tredjepart. 

Hvor lenge personopplysningene lagres 
Regnskapsmaterialet som nevnt i bokføringsloven § 13 skal oppbevares i 5 år, eller 3 år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, avhengig av hva slags regnskapsmateriale det dreier seg om. 
Vi lagrer innsamlede personopplysninger så lenge vi mener det er nødvendig for å oppfylle formålet med innsamlingen. Dette betyr at vi kan oppbevare personopplysningene dine i en rimelig periode etter din siste samhandling med oss. Når personopplysningene som vi har samlet inn, ikke lenger er nødvendige, sletter vi dem på en sikker måte.

Rettigheter 
Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd og GDPR artikkel 13 og 14. De som er registrert i et våre systemer har rett:
- på innsyn i egne opplysninger
- til å be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger blir korrigert jf. GDPR artikkel 16. 
- til å be om å bli slettet jf. personopplysningsloven § 17. Retten gjelder kun dersom ikke virksomheten fortsatt har behov for opplysningene til det formålet de behandles for.   

Du kan kontakte oss hvis du ønsker mer informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger.

Klagerett 
Hvis du er misfornøyd med måten personopplysningene dine er behandlet på, kan du i første omgang kontakte ru@ru.no. Dersom du fortsatt mener at RU ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven og GDPR, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.

Sist oppdatert: 27.06.2018